الأحد، 12 أكتوبر 2008

سأعرض هنا أحد أهم المشاكل التى تواجهها شركات الحلول البرمجيه مع العملاء

العميل 

هو شركة تسويق عقارى...

الحاله والوضع قبل عملية الحوسبه أو الميكنة


رجال البيع يستخدمون ملفات وورد واكسيل فى البحث عن الوحدات السكنيه.. هذه الملفات تحوى بيانات العملاء والبحث فيها بنظام البحث عن كلمه . قامت الشركه بشراء اكثر من نظام جاهز ولم تستخدم هذه الانظمه فقررت ان تقوم بأنشاء حل مفصل على احتياجتها.

الغرض


انشاء نظام لأدارة قواعد بيانات الوحدات يعطى خيارات أفضل لرجال البيع فى عمليات البحث ونتائج أفضل . كذلك انشاء موقع الكترونى يتكامل مع هذا النظام

المشكله


بعد الأنتهاء من انشاء النظام حدث الأتى :

1. رجال البيع رفضوا العمل مع النظام.

2. بعض رجال البيع الذين بدءوا بالعمل أصبحو أقل كفاءه.

3. الشركه تظن ان الوضع السابق كان افضل بكثير

4. نواجه صعوبات مع العميل فى تحصيل حقوقنا الماليه لأن العميل لا يجد العائد من الأستثمار رغم أن النظام تم بنائه طبقا للمواصفات وطبقا لما تم تحليله.

تحليل المشكله


بالنظر الى كل تلك المشاكل نجد الأتى :

بعض الشركات تقوم بعملية الميكنه بغرض الموضه والحداثه وغالبا ما تفشل هذه المشاريع الا قليلا والبعض الاخر لديه حاجه فعليه لعملية الميكنه ولكنه غالبا ما يضل طريقه مع الشركات ومع تحديد رؤيه واضحه.

ما حدث فى هذه الشركه أنهم ظنوا أنهم يعملون بأستقرار وأمان مع ملفات الوورد وأنهم بحاجه فقط للتطوير لتحسين الأنتاجيه. من هنا نجد ان أول خطوه بها خطا كبير وهو الخطأ فى تحديد المشكله الحقيقيه...
المشكله الحقيقيه أن لديهم مشاكل فى انتاجية رجال البيع بسبب الوسائل التى يستخدمونها الا أنهم تعودو على المشاكل وأعتادوها بالقدر الذى جعلهم ينسونها . وحين بدأت عمليه الميكنه بدأت هذه المشاكل بالظهور فنسبت المشاكل لعملية الميكنه وليس للنظام القديم ودعنى أضرب مثل يوضح هذه النقطه

مدمن المخدرات – عافانا الله وأياكم . يظل متأقلم ومتعايش مع مرضه حتى يبدأ فى العلاج حيث تبدأ الألام مع العلاج...الأن أمام المريض إما ان يصبر على ألامه حتى يشفى او يعود الى للأدمان مجددا.

كذلك الحال مع هذه الحاله والكثير من الحالات المشابهه


لما بدأت عمليه الميكنه بدأت المشاكل فى الظهور ....وكانت المشاكل كالأتى :

  • رجال البيع كانوا يستغرقون وقت أقل فى البحث ونتائج بحث أقل. بعد عمليه الميكنه أصبح بالأمكان التوصيف الدقيق للوحده العقاريه وبالتبعية إمكانية البحث الدقيق عن اي وحدة وبالتالي نتائج بحث اكثر من حيث التنوع والدقه.

  • تركيز رجال البيع كان منصبا على استغراقهم لوقت اكبر فى البحث وليس على دقة النتائج مما دفعهم لترك العمل بالنظام مما انعكس على رأى مجلس الأداره سلبا على النظام وعلى عمليه الميكنه وعلى الشركه المنفذه.

قمت بالأجتماع مع رئيس مجلس الأداره الذى كان على وشك فسخ التعاقد والذى صب جام غضبه على فى أجتماع علت فيه الأصوات وتبادلنا فيه الأتهامات وبعد أن قمت بتهدئته وأمتصاص غضبه عرضت عليه الأتى:

1. قمت بعرض الوضع عليه وصورته له كما ذكرت فى هذا المقال .

2. قلت له أمامنا خيارات

  • أولآ : اما أن نجبر رجال المبيعات على العمل على النظام بأعتبارها صورة العمل الاحترافيه... ويمكن أن نفعل ذلك بأن نجعل النظام يقوم بحساب انتاجيه وعمولة رجال البيع وعليه فسيكون مضطرا للعمل بالنظام.

  • ثانيا: أن نخفض من أمكانيات النظام حتى يتماشى مع طريقة عمل رجال البيع البدائيه وتصبح فائدة الأداره الوحيده من النظام هى من التقارير التى يخرج بها النظام.

ويبدو أن هذا الحوار وجد طريقه لقلب وعقل رئيس مجلس الأداره والذى يعد احد اكبر رجال العقار فى مصر حتى أنه اتكأ على كرسيه وأستمع اليه بأهتمام على مدار نصف ساعه متصله لم يقاطعنى فيها رغم أن اسلوبى كان يغلب عليه الحده بعض الشىء .

ولما وجدته على هذه الحال قمت على الفور بعرض بعض التطورات على النظام الذى نأمل أن تحسن من أمكانياته، لكن ذلك شريطة أن نحصل على مستحقاتنا الماليه وأن نمضى عقد دعم فنى يتم من خلاله عمل التحسينات اللازمه على النظام

خرجت من هذا الأجتماع والذى استغرق 4 ساعات متصله وقد وافق على هذه الأقتراحات .


اضافة لابد منها، حين قمنا بعمل وثيقة متطلبات العملUser Requirements and Business documents

لم نجلس مع ايآ من رجال البيع . ولكن قمنا بالجلوس مباشرة مع رئيس مجاس الاداره الذى أشار الى أنه مستوعب تماما لرؤيته وعلى درايه تامه بما يمكن أن يفيد رجال البيع ويحسن من أدائهم ورغم قناعتى بضرورة الجلوس الى رجال البيع والأستماع اليهم الا أنى انسقت وراء كلامه وكان الأجدر أن أتروى وأن نأخذ الوقت الكافى للجلوس الى كل أطراف العمليه 
 System Stack holders



دروس مستفاده


1. كما لاحظنا من سياق العبرة، أن المشكله لم تكن فى عدم أستقرار النظام أو ظهور مشاكل به Bugs بل على العكس النظام كان مستقرا جدا . مبنيا بتقنيات حديثه وكان طبقا للمواصفات المتفق عليه بل وأكثر. المشكله كانت فى عدم احساس مجلس الأداره بالعائد من الأستثمار وعدم احساس الأداره بجدوى النظام. هذا الأمر الذى يجب التركيز عليه مع العملاء " الجدوى من انشاء النظام".

2. من خلال خبراتى أكتشفت أن اى مؤسسه ذات تجربه حديثه مع عملية الميكنه ستتعرض الى نفس المشاكل بشكل أو بأخر، اذ أن اى مؤسسه تقوم بعملية الميكنه يزداد نضجها الأدارى تجاه نظامها الادارى، وعليه تبدأ فى طرح تعديلات أخرى على النظام . وهذه علامه ايجابيه على تطور النضج الأدارى الا أن الأداره عادة ما ترى هذا الأمر على انه شىء سلبى اذ يعنى صرف أكثر على عملية الميكنة.

3. أى عمليه ميكنه لن يقتصر الصرف عليها مره واحده بل سيعتمد لها ميزانيه كل فتره لعمل التحسينات والتطويرات ويجب على شركات الحلول البرمجيه أن تقتع عملائها بجدوى هذا الامر.

اقرأ ايضا:
- مواجهة العملاء "دروس وعبر" كلمات يكرهها العميل

- مواجهة العملاء - دروس وعبر - وثائق يكرهها العميل !

 

0 comments:

إرسال تعليق

Subscribe to RSS Feed Follow me on Twitter!